[한국강사신문 윤영돈 칼럼니스트] “글을 쓰기 전에는 항상 내 앞에 마주 앉은 누군가에게 이야기를 해 주는 것이라 상상하라. 그리고 그 사람이 지루해서 자리를 뜨지 않도록 설명해라.” -제임스 패터슨

어느 날 ‘광고의 아버지’로 불리는 데이비드 오길비(David Ogilvy)가 자신의 회사의 원칙과 목적을 작성해서, 맥킨지를 만든 마빈 보우어(Marvin Bower)에게 조언을 구했다. 오길비는 맨 첫 장에 7가지 원칙을 나열했는데, 그 첫 번째는 ‘매년 수익을 증가시킨다.’는 것이었다. 보우어는 오길비에게 매우 화를 냈다. 서비스를 제공하는 회사가 고객 서비스보다 회사 이윤을 우선시하면 그 회사는 망하는 게 당연하다고 했다. 그래서 오길비는 이윤에 대한 부분을 목록의 맨 아래로 내렸다. 

▶ 기업의 경쟁력은 문서에서 시작한다.
보우어는 “모든 기업은 문서로 된 원칙과 목적을 가져야 한다.”고 말한다. 글을 쓸 때는 첨성대(瞻星臺)와 조감도(鳥瞰圖)를 기억하자. 첨성대란 별을 보는 곳이란 뜻인데 아래에서 위를 올려다보는 것이다. 볼 첨(瞻)은 아래에서 위를 올려다보는 것이다. 조감도는 높은 곳에서 아래로 내려다보았을 때의 모양을 그린 그림을 말한다. 굽어볼 감(瞰)은 위에서 아래를 내려다보는 것이다. 

자료 검토 및 현황 분석, 원인, 배경 등을 통해 전체를 파악한 후에 방향을 잡아야 비즈니스 문서가 흔들림 없이 제대로 작성될 수 있다. 초보자의 경우 무턱대고 벽돌을 쌓기만 하는데, 전체 모습을 구상할 수 있어야 제대로 원하는 모양을 조립할 수 있다. 비즈니스가 무너지지 않기 위해서는 벽돌 하나라도 빈틈이 있어서는 안 된다. 단 하나의 벽돌이라도 빈틈이 생기면 신뢰성은 한 번에 무너질 수 있다. 비즈니스 글쓰기란 내용을 만드는 심사숙고와, 표현하는 일필휘지 두 단계로 나눌 수 있다. 초보자일수록 후자인 일필휘지에 집중한다. 표현에 신경 쓰다 보니 결국 완성해도 내용이 부실할 수밖에 없다.
 
비즈니스 글쓰기는 사실을 중심으로 벽돌을 차곡차곡 끼워 가며 큰 그림을 그려 가는 것이다. 보텀업(bottom-up) 방식의 올려 쓰기가 바로 심사숙고이고, 톱다운(top-down) 방식의 내려 쓰기는 일필휘지이다. 공들여 만든 탑은 절대 무너지지 않는다. 

▶ 비즈라이터가 되려면 휴지통을 가져라. 
아인슈타인은 펜과 종이, 휴지통 이 3가지만 있으면 어디든지 연구실이라고 하였다. 앞에서 펜과 종이로 어떻게 아이디어를 낼 것인가를 이야기했다. 이제 우리는 자그마한 휴지통을 하나 챙겨야 한다. 문서 작성자가 착각하는 것은 내용이 많으면 좋다는 생각이다. ‘무엇을 쓸 것인가?’는 다른 말로는 ‘무엇을 쓰지 않을 것인가?’이다. 그동안 비즈니스 문서를 만들고, 문서를 교육하고, 문서를 코칭하면서 깨달은 것이다. 대부분의 사람은 문서를 작성하는 것이 아니라, 단순히 내용을 쑤셔 놓는 작업만 한다는 것이다. 

▶ 버리겠다는 다짐이 없으면 데드라인에 쫓긴다.
무엇을 버리겠다는 것이 없으면 데드라인에 쫓길 수밖에 없다. 사무엘 존슨은 이렇게 말한다. “고생도 없이 써 갈긴 책은 독자에게 아무런 기쁨도 줄 수 없는 그저 종이와 시간의 낭비일 뿐이다.” 가장 골치 아픈 문제는 바로 핵심만 남기고 무엇을 버릴지 선별 작업을 하는 것이다. 이런 작업이 작고 보잘것없는 것처럼 느껴질지도 모른다. 자신이 가장 쓰고 싶은 것이 무엇이며, 읽는 사람들이 원하는 것이 무엇인지 모른다면 어떻게 해야 할지 알 수 없다. 글을 한 자 한 자 쓰지 않으면 결코 데드라인을 지키기 어렵다. 

▶ 써 온 글들을 카테고리별로 정리해 두면 버리기 쉽다.
자신이 써 온 글들을 카테고리별로 정리해 두면 버리기가 쉽다. 같은 내용의 글을 전부 모아 놓으면 중복된 것을 확인하기 쉽고, 무엇을 버려야 할지도 바로 판단할 수 있다. ‘휴지통’은 단순히 도구가 아니라 그 자체가 하나의 정신이다. 예를 들면 문장을 정리하는데, 내용이 많은 경우에는 주어・목적어・서술어 등으로 세분화해서 구분하면 된다. 문서 작성을 하며 세분화 분류 작업을 하면 자기가 쓰는 내용이 어느 정도의 분량인지 정확히 인식할 수 있다. 

▶ 상대방의 시각에서 관찰하고 버려라.
휴지통을 사용할 때 유의할 점은 항상 상대방의 시각에서 생각해야 한다는 점이다. 조직의 대표라 할지라도 큰 일만 중요하게 생각하지 않는다. 자그마한 일부터 세심하게 관찰해야 한다. 전문가에게 중요한 것은 단순히 경력의 연차가 아니다. 경력 몇 년이란 단지 지나 온 과정에서 생성된 껍데기일 뿐이다. 현상에 취하지 말고, 본질을 꿰뚫어 봐야 한다. 실제로 문서가 화려할수록 내용이 없는 경우가 많다. 실제로 자신의 한계를 느끼고, 그 한계를 극복하려고 노력하는 자세가 가장 중요하다. 그 한계를 깨닫는 순간 우리는 정말로 달라질 것이다. 

내가 무엇을 쓰냐가 중요한 것이 아니라 상대방이 어떻게 읽느냐가 핵심이다. 비즈니스 글쓰기는 직장 생활에서 비켜 갈 수 없는, 이미 중요한 과제가 되었다. 이제는 너 나 할 것 없이 부지런히 자신만의 필력을 가꿔야 한다.

※ 참고자료 : 『글쓰기 신공 5W4H1T : 아직도 글쓰기가 어려운가? 공식대로만 쓰면 된다(경향미디어, 2017)』

윤영돈 칼럼니스트는 비즈니스 글쓰기 전문가·윤코치연구소 소장·비즈라이팅스쿨 대표 코치다.단국대학교 국어국문학과를 졸업하고, 동 대학원에서 문학박사(문예콘텐츠) 학위를 받았다. 단국대학교 종합인력개발원 초빙교수, 성신여자대학교 경력개발센터 겸임교수, 문서서식 1위 비즈폼 부설 연구소장, 하우라이팅 대표 컨설턴트 등 다양한 현장을 경험했다.
2002년부터 국내 처음으로 비즈라이팅 실무 정규 과정을 운영하고 있으며, 서울시교육연수원, 서울시인재개발원, 경기도인재개발원 등 공무원 대상 보고서 교육, 삼성전자, 삼성SDS, LG전자, 포스코, SK, KT 등 신입사원 및 승진자 대상 보고서 교육을 하고 있다. 
저서로는 『강사 트렌드 코리아 2019』(공저), 『자소서&면접마스터』(공저), 『상대의 마음을 훔쳐라! 기획서 마스터』, 『한번에 OK 사인 받는 기획서 제안서 쓰기』, 『자기소개서 작성법 특강』, 『자연스럽게 YES를 끌어내는 창의적 프레젠테이션』, 『30대, 당신의 로드맵을 그려라』(한국문학번역원 주관 ‘한국의 책’ 선정, 중국어 번역 수출) 외 다수다.