[한국강사신문 윤선현 칼럼니스트] 공간을 정리한다는 것은 내가 그 공간의 주인이 되는 것이고, 그 공간을 목적에 맞게 최고로 잘 활용할 수 있도록 만드는 것이라고도 말할 수 있다. 사실 우리는 공간 변화가 중요하다는 것을 경험으로 이미 알고 있다. 바로 상품을 진열할 때이다. 물건의 위치와 높이, 디스플레이 하는 방법, 조명 등 다양한 공간적인 요소가 구매에 엄청난 영향을 미친다는 것은 신세계인이라면 누구나 공감할 수 있는 사실일 것이다. 이처럼 상품의 사소한 디스플레이 차이가 판매량에 큰 차이를 가져올 수도 있는데, 우리의 업무 공간이라고 이와 다를 수 있을까?

어떤 공간이든지 다음 5단계를 따라하면 쉽게 제대로 된 정리를 할 수 있다. 직장인이 가장 시간을 많이 보내는 공간인 책상을 예로 들어 보았다.

첫째, 목적을 파악하자. 이 공간을 어떤 목적으로 사용하고 싶은지 정해보자. 책상은 자신에게 어떤 공간인가? 사무직의 직장인에게는 효율적인 업무를 위한 공간이 될 수 있을 것이고, 디자이너에게는 창조적인 영감을 가져다주는 공간일 수도 있다. 집에 있는 책상은 퇴근 후 자기계발을 위한 공간으로, 혹은 책을 읽으며 휴식할 수 있는 공간으로 사용하고 싶을 수도 있다.

둘째, 분류하자. 목적에 맞게 필요한 물건과 불필요한 물건을 구분하고, 중요한 것과 덜 중요한 것, 자주 사용하는 것과 가끔 사용하는 것 등의 기준으로 물건을 분류해보자. 필요하고 중요한 물건만 남았을 때는 물건의 종류별로 나누는 것도 좋다. 효율적인 업무를 위한 공간에 알록달록한 장식품은 불필요한 물건이지만, 창조적인 공간에는 중요한 물건일 수 있다. 내가 원하는 목적을 최고로 발휘해주는 물건들이 서로 잘 기능할 수 있도록 분류해보자.

셋째, 시스템을 만들자. 공간이 효율적으로 기능할 수 있는 시스템을 만드는 과정이다. 기업에서 인사팀, 재무팀, 기획팀, 마케팅팀 등으로 업무를 분할하고 서로 소통할 수 있는 시스템을 만들어 운영해나가듯이 자신의 공간 역시 세부적인 영역으로 나누어 운영하면 좋다.

통화하는 업무가 많은 사람이라면, 전화기와 메모 도구를 바로 사용할 수 있는 위치에 놓아야 할 것이다. 자료를 자주 찾아봐야하는 디자이너라면 자료를 편리한 곳에 두자. 하루 종일 업무를 컴퓨터로 처리하면서도 책상을 서류와 문구류 진열대로 사용하는 직장인이 많다. ‘책상은 이래야 한다.’는 관념에서 벗어나, 자신의 업무의 종류와 중요도를 파악하여 책상 위를 나만의 시스템으로 만들어보자.

넷째, 정리정돈청소를 하자. 이제 불필요한 물건은 과감히 버리거나 제자리에 갖다 놓자. 모니터에 덕지덕지 붙어있는 메모는 다이어리에 깔끔히 옮겨 적고 버리고, 1년에 한 번 사용할까 말까한 스테이플러 심 등의 문구는 공용 문구함에 돌려놓자. 앞으로 사용할 일이 없어 보이는 종이서류는 버리거나, 스캔하여 디지털 자료로 바꾸는 것이 좋다.

더불어 회사에 있는 개인 물품은 집으로 가져가자. 불필요한 물건을 많이 없앤다면, 정돈하기가 훨씬 쉬어졌을 것이다.

다섯째, 규칙을 정하자. 이 상태 그대로 유지하기위해서 어떤 습관을 만들어야 할까? 정리가 다 되었다면 사진을 찍어서 기록해 놓는 것도 좋은 방법이다. 평소 자신의 습관을 돌이켜보고 나쁜 습관은 없애고 좋은 습관을 만드는 것이 좋다. 책상은 매일 아침 업무 전과 퇴근 전에, 정리 후 사진을 보며 깨끗이 만들어 놓아보자. 매일 아침마다 책상을 닦는 것도 좋은 방법이다.

※ 출처 : 한국HRD교육센터 전문가 칼럼

국내 1호 정리컨설턴트 윤선현은 (주)한국리더십센터 프랭클린 플래너 상품기획 팀장을 지냈고 현재 (주)베리굿정리컨설팅 대표로 재직하고 있다. ‘인생의 질서를 만드는 정리의 힘’을 주제로 기업, 학교, 공공기관 등 다양한 곳에서 강의와 기업, 가정을 대상으로 정리컨설팅을 하고 있다. 저서로는 <부자가 되는 정리의 힘>, <관계 정리가 힘이다>, <하루 15분 정리의 힘>이 있다.