[한국강사신문 조세형 칼럼니스트] 새로운 한해를 준비하는 연말이나 막 신년이 시작된 연초에 문구점을 가보면 다이어리 판매대가 가장 넓고 사람들로 북적댄다. 한마디로 다이어리는 인기 초절정의 아이템이다. 그러나 그 시점으로부터 한 달 정도만 지나도 다이어리에 대한 문구점의 대접은 달라진다. 일단 문구점의 가장 좋은 한복판에 놓여 있던 위치에서 구석 한복판으로 내몰리게 되고 가격도 40~50% 할인하여 판매된다. 황금 같은 시기를 놓쳐 버린 다이어리는 반값 혹은 똥값 처분되어 구석에 내몰리게 된 것이다.
이처럼 시기를 놓쳐 버려 효과가 반감해버리는 경우는 커뮤니케이션에서도 마찬가지이다. 커뮤니케이션의 가장 적기를 알고 그 적시적기에 대응할 때에는 큰 효과가 나지만, 실기해 버리면 효과 반감을 넘어 역효과가 날 경우도 많다.
회사에서 보고할 때도 그러는 경우가 종종 있다. 아무리 좋은 보고 안건 내용이라도 타이밍을 맞추느냐 못 맞추느냐에 따라 효과 백배인지, 반감인지가 구분된다.
그리고 머피의 법칙처럼 직장 상사에게 ‘내일쯤 보고해야지!’라는 그런 마음을 먹고 있을 땐 여지없이, “이 대리, 지난번에 말한 그 보고서 준비 아직도 안 되었나?”라고 채근을 당하게 된다.
이미 그런 질문을 받았을 때는 ‘내일 보고 드리겠다.’는 변명은 말 그대로 변명에 불과하다. 설사 정말로 내일 보고 드리려고 일정을 잡아놨어도 변명이 되어버린다.
가장 좋은 보고요령 4가지
1. 먼저
4가지 보고요령 중에서 가장 중요한 요소가 ‘먼저’이다. 보고에는 반드시 언제까지 보고한다는 납기가 있다. 그 납기가 되어서 상사로부터 보고하라는 지시가 있기 전에 먼저 보고를 하는 것이 좋다. 설령 조금 미진한 부분이 있더라도 상사에게 먼저 이야기를 꺼내 현재 진행되고 있는 상황에 대해서 알리는 게 가장 중요하다.
2. 빨리
상사에게 다음 주 화요일까지 보고하기로 일정을 잡았더라도 미리 준비되었다면 ‘빨리’ 보고하라. ‘부장님, 내일 보고 드리기로 한 시장 조사건 준비를 서둘러서 진행했습니다. 오늘 초안을 먼저 메일로 드렸습니다. 검토 부탁합니다.’라고 보고한다면 보고 기일을 넘기기 일쑤인 부하 직원과 비교하여 어떤 평가를 받을지는 쉬운 답이 나올 것이다.
3. 제때
때를 놓치고 보고는 안 하는 것보다 못할 수 있다. 넉넉한 시간을 주고 여유 있는 조사과정을 거치면 누구든 못할 보고가 없을 것이다. 짧은 시간이라도 주어진 시간 내에 최대한 효율적인 조사로 효과적인 보고를 이끌어 내는 게 보고자의 능력이다. 물론 거기다가 앞서 말했듯이 일정 내에 빨리 끝낼 수만 있다면 금상첨화일 수 있다. 그러나 시기를 앞당기지 못한다면 반드시 납기 일정이라도 ‘제때’ 맞춰야 한다.
4. 자주
보고 양이 많거나 오랜 시간 동안 준비하는 보고서라면 ‘자주’ 보고하는 것이 필요하다. 방향에 대한 의문이 생겼을 때 해결이 되거나, 중간 점검을 받아 보는 효과도 있을 수 있다. 중간에 수시로 보고를 하지 않고 최종 결과물을 제시했을 때 자칫 방향을 아예 잘못 잡아 헛수고하는 경우가 생길 수도 있기 때문이다. 보고 납기전이라도 수시로 상사와 커뮤니케이션을 하면 더 좋은 보고서를 만들 수 있게 된다.
회사에 처음 들어가면 1페이지 안에 정리가 되어있는 보고가 최선이란 말을 귀가 따갑게 듣는다. 또는 엘리베이터에서 상사와 1층으로 내려가는 1분 안에 보고할 수 있는 사람이 성공확률이 높다고도 한다. 요점 중심의 똑똑한 보고를 말하는 것이다. 보고하고 싶은 시각이 아니라 보고받는 시각으로 생각하라는 말도 귀에 못이 박이도록 듣는다. 신입사원으로 회사에 입사했다면 이러한 보고요령은 아직 모르더라도 위에서 말한 ‘먼저, 빨리, 제때, 자주’만이라도 잊지 않고 실천한다면 보고에서만은 자신감 있는 직장인이 될 것이다.
※ 출처 : 한국HRD교육센터 전문가 칼럼
조세형 칼럼니스트는 LG인터넷과 삼성네트웍스를 거쳐 현재 ICT서비스기업 삼성SDS 홍보팀에서 일하고 있다. 소통에 대한 다양한 글을 쓰고 있으며, 신입사원을 대상으로 커뮤니케이션 특강을 진행하고 있다.
저서로는 <정리의 정석>, <신입사원 5주 훈련소>, <회사에서 통하는 커뮤니케이션>이 있다.