[한국강사신문 윤영돈 칼럼니스트] 주관적인 감성을 간접적으로 표현하는 것이 ‘문학적 글쓰기’라면 객관적 사실을 설득적이고 직접적으로 전달하는 것이 ‘비즈니스 글쓰기’다. 비즈니스 글쓰기를 할 때는 상대방에 대해서 철저하게 연구해야 한다. 비즈니스에서는 ‘그게 나에게 무슨 도움이 될까(What’s In It For Me’)를 ‘WIIFM’의 원칙이라고 하여 ‘상대방을 내 편으로 만들고 시작하는 비결’로 사용한다. 스스로 상대방의 입장에서 이 질문을 해 보는 것이다. 이 글을 상대방이 읽으면서 ‘What’s in it for me’ 즉 ‘저게 나에게 무슨 득이 되지’라고 생각한다면 이미 설득에 실패한 것이다.

워런 버핏은 특정 독자를 그리며 글을 쓰라고 조언한다. “마음에 특정 독자를 그리며 글을 써라. ‘버크셔헤더웨이사’의 연례보고서를 쓸 때면 나는 누이동생들에게 이야기를 들려준다고 생각한다. 누이동생들은 현명하고 지적이지만 회계나 재무 분야의 전문가는 아니다. 쉬운 표현은 잘 이해하지만 이 업계에서 사용하는 전문 용어는 알아들을 수가 없다. 나와 내 누이동생들의 위치가 바뀌었을 경우 내가 정보를 전해 듣고 싶어 하는 방식, 그런 방식으로 글을 쓰는 것이 나의 목표다. 그러기 위해 셰익스피어 같은 문필가가 될 필요는 없다. 좋은 내용을 사람들에게 알리고 싶은 욕망만 있다면 그것으로 충분하다. 편지를 쓸 여동생이 없다고? 그렇다면 내 여동생을 기꺼이 빌려 줄 용의가 있다. ‘도리스와 버티에게’. 일단 이렇게 적은 다음 계속 써 나가면 된다.”

워런 버핏의 조언은 읽는 사람 입장에서 최대한 이해하기 쉽게 쓰라는 말이다. 워런 버핏은 연례 주주보고서로 2005년 전미 작문상을 수상했고, GE CEO 이멜트는 그에게 글쓰기 자문을 요청했다. 또 구글은 그의 보고서를 모델로 삼아 보고서 글쓰기를 훈련하고 있다.

비즈니스 글쓰기에서는 상대방이 이해하지 못하는 주관적 감성이나 추상적 단어는 금기이다. 상대방이 이해하지 못하면 돌아오는 피드백은 싸늘하다. 물론 이해했다고 하더라도 상대방이 원하는 내용이 아니라면 소용없다. 글을 쓸 때 상대방이 바로 옆에 있다고 생각 하고, 그가 원하는 내용이 무엇인지 고려해서 쓰자.

상대방의 성향에 따라서도 글쓰기에 대한 평가가 다르다. 상대방이 결재자 스타일인지, 아니면 실무자 스타일인지 파악하라. 자신의 지식을 과시하여 상대방을 이해하기 어렵게 만드는 것은 가장 좋지 않은 글쓰기 유형이다. 대체로 실무자들은 전문용어나 약어에 익숙하지만 상부로 올라갈수록 업무의 범위가 넓어지기 때문에 이런 부분에 취약한 편이다.

따라서 비즈니스 글쓰기에 전문용어를 많이 사용하거나 ‘이런 것쯤은 알겠지.’ 해서 설명을 구체적으로 하지 않으면 최종 결재권자는 문서의 내용을 이해하지 못할 수도 있다. 일반적인 용어로 풀어 쓰면 이해하기 쉬운 것을 굳이 약어로 표현하는 것은 피해야 한다. 그리고 사람에 따라서 결론을 중요하게 생각할 수도 있고, 과정을 더 중요하게 생각할 수도 있으므로 상대방의 성향을 잘 파악하고 글쓰기를 해야 한다.

※ 참고자료 : 『글쓰기 신공 5W4H1T : 아직도 글쓰기가 어려운가? 공식대로만 쓰면 된다(경향미디어, 2017)』

윤영돈 칼럼니스트는 비즈니스 글쓰기 전문가·윤코치연구소 소장·비즈라이팅스쿨 대표 코치다.단국대학교 국어국문학과를 졸업하고, 동 대학원에서 문학박사(문예콘텐츠) 학위를 받았다. 단국대학교 종합인력개발원 초빙교수, 성신여자대학교 경력개발센터 겸임교수, 문서서식 1위 비즈폼 부설 연구소장, 하우라이팅 대표 컨설턴트 등 다양한 현장을 경험했다.

2002년부터 국내 처음으로 비즈라이팅 실무 정규 과정을 운영하고 있으며, 서울시교육연수원, 서울시인재개발원, 경기도인재개발원 등 공무원 대상 보고서 교육, 삼성전자, 삼성SDS, LG전자, 포스코, SK, KT 등 신입사원 및 승진자 대상 보고서 교육을 하고 있다.

저서로는 『강사 트렌드 코리아 2019』(공저), 『자소서&면접마스터』(공저), 『상대의 마음을 훔쳐라! 기획서 마스터』, 『한번에 OK 사인 받는 기획서 제안서 쓰기』, 『자기소개서 작성법 특강』, 『자연스럽게 YES를 끌어내는 창의적 프레젠테이션』, 『30대, 당신의 로드맵을 그려라』(한국문학번역원 주관 ‘한국의 책’ 선정, 중국어 번역 수출) 외 다수다.