[한국강사신문 윤영돈 칼럼니스트] "상사에게 보고할 때 얼마나 잘 보고하느냐가 그 사람의 경쟁력이다" 

보고서 형태는 기업의 내부 특성이나 업무 패턴에 따라 다양하다. 보고서에는 우선 보고하고자 하는 내용에 대해 간결하고 핵심적 내용을 기재하여 문장이 불필요하게 길어지지 않도록 할 필요가 있다. 특히 신입사원의 경우에는 보고서 문장을 마치 작문을 하듯이 장황하게 작성하기도 하는데, 신뢰성이 떨어질 수 있으므로 간결하고 핵심적 내용을 기재한다.

결론이 먼저 나올 때 설득력이 높다. 그래서 문서를 작성할 때 결론부터 쓰라고 하는 것이다. 다시 말해 중요한 내용을 먼저 써야 강조할 수 있다. 예를 들어, 많은 보고서가 추진 개요, 추진 내용, 추진 효과 등을 순차적으로 제시한다. 이때 같은 형식을 유지하더라도 각 구성별로 강조할 점을 가장 앞으로 빼내어 부각시키면 효과적이다. 심리학에서는 이를 초두 효과(Primacy Effect)라고 한다. 

먼저 보여 준 정보가 나중에 제시된 정보보다 더 큰 영향력을 행사하는 것을 말한다. 처음에 제시된 정보가 맥락을 형성하고, 이 맥락 속에서 나중에 제시된 정보를 해석하기 때문에 의미의 전환이 나타난다는 것이다. 한편 일단 정보가 접수되면 그 후에 접수되는 정보들에는 주의집중력이 떨어지기 때문일 수도 있다. 

결론을 미리 파악할 수 있도록 보고서를 작성하는 것이 가장 중요하다. 설명이 구체적이고 논증이 타당하고 합리적일 때 설득력이 강화될 수 있다. 즉 독자를 효과적으로 설득하려면 글의 논리 구조를 파악해 둘 필요가 있다. 글 전체가 하나의 주제 아래 이루어진 큰 묶음이라면 문단은 그것을 이루는 작은 묶음이다. 문단은 주제문과 이를 돕는 뒷받침문장으로 이루어지는데, 뒷받침 문장은 구체성과 객관성을 부여한다.

1. 설명을 통해 구체화한다.

‘정의, 비교, 대조, 분류, 분석, 부연’의 방법으로 전개한다.
① 정의(定義) : 어떤 용어의 개념을 다른 말로 명백히 밝히는 것이다. ‘무엇은 무엇이다.’라는 형식으로 설명하여, 가리키는 대상의 본질을 밝힌다.
예) 인간은 사회적 동물이다.

② 비유(比喩) : 비유는 필자가 말하고자 하는 대상이 독자들이 잘 모르는 것이어서, 독자들이 이해하기 어려울 때 독자들이 잘 알고 있는 것을 인용하여 나타냄으로써 독자의 이해를 쉽게 하는 방법이다.

③ 비교(比較) : 성질이 비슷한 2가지 사물이나 내용을 서로 비교하여 그 차이로써 한쪽을 강조하는 방법이다.
예) 장미보다 더 예쁜 우리 누나

④ 대조(對照) : 설명하고자 하는 대상과 성질이 다른 대상을 끌어다가 그 차이점을 설명함으로써 독자의 이해를 돕는 표현 방법이다.

⑤ 분류(分類) : 대상을 일정한 기준에 따라 부분들로 나누거나, 공통성을 가진 특수 대상들을 하나의 종류로 묶어서 설명하는 방법이다.

⑥ 분석(分析) : 어떤 사물이나 사실을 분해하여 그것을 성립시키고 있는 여러 요소를 확실히 밝힌다. 
예) 물고기는 머리, 몸통, 지느러미, 비늘, 내장 등으로 분석할 수 있다.

⑦ 부연(敷衍, 敷演) : (어떤 설명에 대하여) 덧붙여서 자세히 설명한다. 
예) 보금자리를 빼앗긴 까치 떼가 역습하여 다시 탈환한다면 통쾌할 것입니다. 부연하자면, 까치가 보금자리를 정교하게 엮어 놓으면 때까치는 남의 보금자리를 빼앗습니다. 때까치도 맹금류가 아닌데, 까치가 순하고 독하지 못한 탓입니다.

2. 논증을 통해 합리화한다.

‘원인, 이유, 근거’ 등을 제시하여 표현하는 방법이다. 논증은 한 명제의 참이 다른 명제들로부터 지지되는 관계를 가진 명제들의 집합을 말한다. 그래서 설명과 달리 논증은 근거를 제시하는 명제들의 집합, 즉 정당화 작업이다. 

논증의 방법에는 크게 연역법과 귀납법 그리고 유추가 있다. 연역법은 일반적인 사실이나 원리를 전제로 하여 개별적인 사실을 결론으로 이끌어 내는 방법으로, ‘대전제-소전제-결론’의 논리 전개 구조를 갖는다. 귀납법은 여러 가지 구체적인 사실을 통해 일반적인 주장을 펴는 방법으로, 인과 관계를 확정하는 데 많이 사용된다. 

유추는 두 개의 사물이 여러 면에서 비슷하다는 것을 근거로 다른 속성도 유사할 것이라고 추론하는 논증 방법이다. 비즈라이팅에서는 귀납법보다 연역법이 많이 쓰인다. 논증은 전제와 결론으로 구성되며, 보통 ‘A이므로 B이다.’는 형식을 갖는다. 
예) 전제 1 : 모든 금속은 열을 가하면 팽창한다. 전제 2 : 구리는 금속이다. 결론 : 구리는 열을 가하면 팽창한다.

하지만 이러한 형식을 갖추었다고 해서 모두 논증이 되는 것은 아니다. 논증은 반드시 전제에서 도출되어야 한다. 따라서 당연히 전제 속에 결론이 포함(함축)되어야 하는데, 그렇지 못한 글이 많다. 가장 많이 저지르는 잘못은 설명의 경우이다. 많은 사람이 설명을 자신의 주장으로 표현한다. 설명과 논증을 구분하기 쉽지 않지만 한 가지 분명한 것은 전제보다 결론이 더 잘 알려져 있어서는 안 된다는것이다.

3. 예를 통해 예시화한다.

전체적인 것에 관하여 설명할 때 그 전체와 관계가 있는 부분들을 예시함으로써 전체의 의미를 분명하게 이해시키는 표현 방법이다. 
예) 글쓰기란 전체에서 부분으로 가는 것이 이상적이다. 마치 헤어컷을 할 때처럼 글쓰기도 
전체적인 구조를 먼저 만들고 나서 내용을 세밀하게 다듬는다. 

문제의 성격에 따라 자신의 견해를 뒷받침해 줄 사실이나 예시를 덧붙이는 방법, 혹은 자신과 다른 견해나 주장을 열거하고 자기주장과의 차이를 논하는 방법, 상대방 주장의 문제점을 지적하고 자신의 주장을 펼치는 논박의 방법 등 글의 성격에 따라 효과적인 논증 방법을 익혀 둘 필요가 있다.

※ 참고자료 : 『글쓰기 신공 5W4H1T : 아직도 글쓰기가 어려운가? 공식대로만 쓰면 된다(경향미디어, 2017)』

윤영돈 칼럼니스트는 비즈니스 글쓰기 전문가·윤코치연구소 소장·비즈라이팅스쿨 대표 코치다.단국대학교 국어국문학과를 졸업하고, 동 대학원에서 문학박사(문예콘텐츠) 학위를 받았다. 단국대학교 종합인력개발원 초빙교수, 성신여자대학교 경력개발센터 겸임교수, 문서서식 1위 비즈폼 부설 연구소장, 하우라이팅 대표 컨설턴트 등 다양한 현장을 경험했다.
2002년부터 국내 처음으로 비즈라이팅 실무 정규 과정을 운영하고 있으며, 서울시교육연수원, 서울시인재개발원, 경기도인재개발원 등 공무원 대상 보고서 교육, 삼성전자, 삼성SDS, LG전자, 포스코, SK, KT 등 신입사원 및 승진자 대상 보고서 교육을 하고 있다. 
저서로는 『강사 트렌드 코리아 2019』(공저), 『자소서&면접마스터』(공저), 『상대의 마음을 훔쳐라! 기획서 마스터』, 『한번에 OK 사인 받는 기획서 제안서 쓰기』, 『자기소개서 작성법 특강』, 『자연스럽게 YES를 끌어내는 창의적 프레젠테이션』, 『30대, 당신의 로드맵을 그려라』(한국문학번역원 주관 ‘한국의 책’ 선정, 중국어 번역 수출) 외 다수다.