[한국강사신문 이용호 칼럼니스트] 작년 10월에 미국의 대기업부터 마이크로 소프트 365에 생성 AI 코파일럿이 적용되기 시작했었습니다. 올해 들어서 역시 미국서부터 중소기업과 개인들도 사용할 수 있게 되어 한국에서도 곧 한글 버전이 서비스를 시작될 것이기에 하루하루 손꼽아 기다리는 있는 한 사람입니다.

이번 칼럼은 2월초 MS에서 온라인 세미나를 통해서 발표된 자료를 참조하여 이미 반년이상 코파일럿을 사용해본 경험담을 위주로 업무 생산성을 300% 이상 높이는 이야기를 적어보기로 했습니다.

먼저 M365 코파일럿은 마이크로소프트 365의 일부로, 사용자가 문서 작성, 이메일 관리, 회의 준비 등을 보다 효율적으로 수행할 수 있도록 인공지능 기반의 지원을 제공합니다. 이 글에서는 M365 코파일럿이 어떻게 일과 생활의 질을 향상시키는지 구체적인 사례와 함께 설명할 예정입니다.

M365 코파일럿은 사용자의 작업 흐름을 간소화하고, 생산성을 극대화하기 위해 설계된 서비스입니다. 이는 클라우드 기반의 인공지능 기술을 활용하여 문서 작성, 이메일 정리, 데이터 분석 등 다양한 업무를 자동화하고 최적화합니다. 특히 기존 인터넷 검색은 물론이고 사용자와 소속회사의 데이터에 접근하여 대규모 언어모델(LLM)으로 검색 및 분석하여 가장 효율적인 문서작성을 도와주는 특성이 있습니다.

그리고 클라우드 기반의 이슈 추적 및 프로젝트 관리 소프트웨어를 제공하는 ‘Jira Cloud’같은 다양한 외부 서비스와도 계약이 된다면 언제든지 고급정보를 가져와 업무에 활용할 수가 있습니다. 보안 측면에서도 MS는 사용자와 소속회사의 기밀 사항이 외부로 유출되지 않도록 포괄적인 방식으로 설계가 되어 있다고 했습니다.

먼저 M365 코파일럿은 사용자가 Outlook에서 M365 코파일럿의 도움을 받으면 이메일 관리와 일정 조정이 한층 간편해집니다. 예를 들어, 중요한 메일을 우선적으로 정리하고, 회의 일정을 자동으로 조정하여 사용자가 중요한 업무에 더 집중할 수 있도록 합니다.

MS가 보여준 사례에서는 이메일 작성에서 단 한 줄의 프롬프트만으로 장문의 이메일 완성되는 것을 보여 주었습니다. 그리고 장시간의 메일을 검색하여 쉽게 필요한 사항을 찾도록 해주었습니다.

M365의 팀즈(Teams)의 채팅과 미팅 기능에서 코파일럿의 생산성이 가장 잘 부각되었습니다. 먼저 과거 일정 기간 동안의 채팅 내용 요약과 주고받은 파일을 목록을 분석하여 깔끔하게 정리해 보여주었습니다. 또한 미팅 내용을 요약해주고 그것을 토대로 품의서의 기초 안을 만들어 주기도 했습니다.

사례에서는 팀즈에서 만든 초안을 공유 받아 Word에서 단 한 줄의 프롬프트로 완벽한 출장 품의서로 작성하는 자료를 보여 주었습니다. 일반적으로 품의서 작성에는 기존 양식을 사용한다고 해도 내용을 채우기 위해서는 장시간의 작업이 필수적이었는데 코파일럿을 이용하면 단 몇 십초 안에 매우 완성도 높은 품의서가 완성됩니다.

그리고 이 품의서를 기반으로 PowerPoint로 기존 테스트 자료를 공유 받아 멋진 발표 자료도 깔끔하게 만들어 보여줬습니다. 하지만 슬라이드 생성에서는 다른 작업처럼 신속한 작업은 이루어지지 않았고 몇 분을 기다려야 했습니다. 그래도 한 장씩 슬라이드를 만들었던 기존 작업과는 비교할 수 없을 정도도 빠르게 작성이 되었습니다. MS 담당자의 말로는 슬라이드 안에서 사용되는 이미지는 저작권문제에 있어서도 라이선스가 확보된 그림들이라 자유롭게 사용할 수 있다고 했습니다.

마지막으로 Excel 작업도 보여주었는데 마케팅 업무 관련 기초 데이터를 불러와 자료정렬, 날짜형식과 같은 서식변경 그리고 사용자 참여율과 그래프 생성 등 기존 작업에서는 하나씩 메뉴를 옮겨가며 하던 작업을 코파일럿은 프롬프트 창에 짧은 지시만 내려서 수행하는 것을 보니 정말 감탄 그 자체였습니다. 더구나 저 같은 경우에도 엑셀을 쓰다보면 수식을 몰라서 자주 블로그나 구글로 검색해서 사용했는데 코파일럿에서는 인공지능이 간단히 수식을 찾아주고 처리까지 해주니 엑셀의 숨어 있는 기능까지 모두 사용할 수 있겠다는 생각이 들었습니다. 이제 상상만 하면 모든 게 이루어지는 세상이 되었다고 할 수 있습니다.

MS의 조사에 의하면 회사원들 60% 이상이 프로젝트 관리, 문서와 보고서 작성에 업무 시간의 대부분을 고군분투하고 있다고 합니다. M365 코파일럿 도입 후, 문서 작성 시간이 대폭 줄어들었고, 직원들은 보다 창의적인 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있게 되었습니다. 또한, 데이터 분석 작업이 간소화되면서, 의사 결정 과정도 더 빨라지고 정확해졌습니다.

M365 코파일럿은 단순한 생산성 도구를 넘어, 업무 방식을 근본적으로 변화시키는 혁신적인 기술입니다. 이를 통해 사용자는 반복적이고 기계적인 작업에서 벗어나 창의적이고 전략적인 업무에 더 많은 시간을 투자할 수 있게 됩니다. 또한, M365 코파일럿의 지능형 기능은 업무의 효율성을 높이는 동시에, 작업의 질도 개선시키는 이중의 이점을 제공합니다.

M365 코파일럿의 진정한 가치는 단순히 시간을 절약하는 것을 넘어, 사용자와의 상호작용을 통해 더욱 개선된 결과물을 도출할 수 있다는 데 있습니다. 인공지능이 사용자의 의도와 요구사항을 더 잘 이해할수록, 생성되는 문서나 분석 결과는 더욱 정교하고 맞춤화됩니다. 이러한 과정에서 사용자는 인공지능과의 협업을 통해 자신의 업무 방식을 재고하고, 더 나은 결과를 위한 새로운 방법을 모색할 기회를 갖게 됩니다.

조직에서 M365 코파일럿을 도입하기 전에는 몇 가지 중요한 고려 사항이 있습니다. 첫째, 사용자 교육이 중요합니다. 인공지능 도구를 효과적으로 활용하기 위해서는 사용자가 해당 도구의 기능과 가능성을 충분히 이해해야 합니다. 둘째, 데이터 보안과 개인 정보 보호에 대한 명확한 정책이 필요합니다. M365 코파일럿과 같은 클라우드 기반 서비스를 사용할 때는 조직의 데이터 보호 기준을 충족시키는지 확인해야 합니다. 직급에 따른 보안등급과 자료접근 제한사항에도 명확한 기준이 마련되어야 합니다.

M365 코파일럿은 미래 지향적인 업무 환경을 위한 변화의 한 축을 담당하고 있습니다. 이 기술은 사용자가 더욱 집중하고 창의적인 업무에 몰두할 수 있는 환경을 조성함으로써, 업무의 질과 만족도를 동시에 향상시킵니다. 인공지능 기술의 발전과 함께, M365 코파일럿도 계속해서 업무 방식의 혁신을 리드할 것으로 기대됩니다.

결론적으로, M365 코파일럿은 생성형 AI가 사용자에게 실질적인 가치를 제공하는 대표적인 예입니다. 이를 통해 우리는 극대화된 생산성과 더 나은 업무 환경을 실현할 수 있으며, 이는 결국 개인의 삶의 질 향상으로 이어집니다. M365 코파일럿과 같은 혁신적인 도구들은 인간과 기술의 조화로운 협업을 가능하게 하며, 미래 업무의 모습으로 안내하고 있습니다.

이용호 칼럼니스트는 SKT 메타버스 플랫폼인 이프랜드(ifland)에서 매주 월요일 오후 9시에 정기적으로 “인공지능관련 새로운 소식과 기술”을 상세히 전하는 ‘호몽캠프’를 진행하고 있다. 이는 102회 이상 꾸준히 진행되고 있어 정통성과 신뢰성을 가진 밋업으로 평가 받고 있다.

칼럼니스트는 스마트공장에서 주로 사용되는 ‘머신비전’ 전문회사인 ‘호연지재’를 경영하고 있으면서 다양한 분야에 관심이 많아 메타버스와 유튜브 인플루언서로 활동하고 있다. 특히 ‘머신비전’에서 인공지능 딥러닝에 의한 영상처리기술을 자주 적용하다보니 10년 이상 연구한 AI 분야에 대해서도 해박한 지식을 가지고 있다.

주요 강의 분야는 “챗챗GPT 시대 생산성을 300% 높여주는 인공지능”, “머신비전에서의 인공지능 활용”, “손에 잡히는 인공지능”, “스마트폰 AI 활용하기”, “시니어와 MZ세대간의 소통”등이 있으며, 저서로는 『나는 시니어 인플루언서다』가 있다.