[한국강사신문 정헌희 기자] 한국강사교육진흥원 김순복 원장은 15일 전북국제협력진흥원에서 ‘올바른 공문서·보고서 작성 실무’의 주제로 효율적인 공문서와 보고서 작성 역량 강화를 위한 실무 교육을 진행했다.

이번 교육은 120분간 진행됐으며, 공공언어의 이해부터 실무 작성 노하우, AI 활용 업무 효율화까지 실제 업무에 즉시 적용가능한 내용으로 구성됐다. 교육은 크게 세 부분으로 진행됐다. 먼저 공공언어의 법적 근거와 중요성을 다뤘다. 국어기본법 제14조 1항에 따라 공공기관은 국민이 알기 쉬운 용어와 문장으로 공문서를 작성해야 하며, 이는 시민의 알 권리와 정책 체감도에 직결된다는 점을 강조했다.

공공언어의 5대 요건으로 표기의 정확성, 표현의 정확성, 공공성, 정보성, 용이성을 제시했다. 특히 권위적 표현, 일본어투 표현, 어려운 한자어, 외래어 남발, 불필요한 피동·사동, 모호한 표현, 차별적 표현 등 7가지 금지어를 구체적 사례와 함께 설명했다.

보고서 작성 실무에서는 1페이지 보고서의 중요성을 강조했다. 효과적인 30초 보고를 위한 두괄식 5문장 구조(결론-배경-방법-예산/일정-제언)를 제시하고, 의사결정자의 신속하고 정확한 판단을 돕는 핵심 요소를 담아야 한다고 설명했다. 행정 문서 작성의 일반 원칙도 다뤘다. 용지 규격과 여백, 한글 맞춤법, 띄어쓰기, 외래어 표기, 항목 구분 등 실무에서 자주 틀리는 부분을 중심으로 정확한 작성법을 안내했다.

마지막으로 챗GPT 등 인공지능을 활용한 업무 효율화 방안을 소개했다. 역할 부여, 과제 제시, 맥락 설명, 출력 형식, 예시 제공 등 5단계 프롬프트 설계 구조를 제시하고, 행정 업무 효율화 제안서 만들기 실습을 진행했다.

김순복 강사는 "여러분이 작성하는 공문서 한 장이 우리 기관의 얼굴"이라며 "오늘 배운 3가지 원칙(신속성·정확성·책임감)을 내일부터 즉시 적용해 업무 변화를 만들어 달라"라고 당부했다.